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洛阳中心小学档案全宗指南
发布日期:2015年10月13日    点击次数:     作者:顾丽芳    来源: 本站原创

 

 
 
 
 
 
 
 


 
常州市武进区洛阳中心小学档案室于1986年成立。它既是学校档案工作的职能部门,又是学校档案实体管理和提供利用的机构。我校成立了档案工作小组,落实了全校的档案工作。设有办公室、阅档室和档案库房,其中库房面积63平方米,办公室与档案室面积各21平方米。并配有密集架、灭火器、计算机、打印机、空调、除湿机、温湿度计等相关档案管理设备,同时积极做好“八防”工作,为搞好档案的管理提供了物质保障。
通过编写本全宗指南,可以使档案室利用者更加清晰地了解我校的历史以及我校档案材料的主要内容和成分,为科学研究和工作考查提供所需档案的线索。也能够帮助档案人员熟悉档案内容,更好地开展档案工作,提高科学管理水平。
本全宗指南包括了全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成分介绍、检索查阅注意事项四大部分内容,形象地介绍了我校档案室的历史、现状。
我校库藏现形成档案共2688卷,9812件,在档案管理方面先后制定了《档案接收与征集工作制度》、《档案鉴定工作制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》,并按照《武进区学校档案归档范围和保管期限》执行分类与保管。这些制度有效推动了学校档案工作的健康发展。
档案工作坚持以提供利用为目的。我校档案室积极探索档案开发利用新思路,开发档案信息资源,编制了全宗指南、大事记、全引目录、案卷目录、归档文件目录、档案利用汇编、童诗、科技、德育特色教育汇编等10多种参考资料,取得了良好的工作效益。今后档案室将在档案局的关怀、校长室领导,行政办公室部署下,进一步与时俱进,开拓创新,紧紧围绕学校工作重点,积极为学校的工作服务,使档案在学校的发展中发挥应有的作用。
 
 
 
 
 


 
常州市武进区洛阳中心小学全宗指南
1973~2014年)
 
常州市武进区洛阳中心小学全宗指南(1973~2014年)
a)学校的形成和职能
洛阳中心小学创办于1919年,学校初名为“武进县安尚乡第四国民学校”校址在洛阳西街三官堂,后先后改名为“洛阳初级小学、洛阳小学”,1956年定名为“洛阳中心小学”,迄今已有96载历史了。
作为一所镇中心小学,我校还管理着全镇所有村级小学的人事、教育科研等各项工作。随着时代的发展,我镇已逐步实施规模办学,先后合并了墅上、琅里、红卫、寺前、范巷、广黎、尚湖、友谊、团结、阳湖、虹桥、岑村、汤墅、马安、虞桥等村级小学。
2003年9月,在当地政府、上级领导和洛阳人民的支持下,把同心、小留、瞿家巷三所村小并入洛阳中心小学,搬入了易地新建的新校舍。学校校址在洛阳镇友谊村,占地111亩,建筑面积18000多平方米。同年11月,学校又高标准通过了省级实验小学的评估验收。2011年,学校在周婉平校长的带领下完成扩建工程,撤并岑村、汤墅、马安、虞桥四所村小。2014年12月,在邵小武校长的领导下,学校高标准通过常州市优质学校现场复评验收,并获得现场评估的第一名。现在的洛小是一所现代化、高质量、有特色的江苏省实验小学。
学校现有教学班71个,在校学生3397人,在编教职员工143人,其中专任教师143人,具有本科以上学历129人,其中已获硕士学位1人,占专任教师的90.2% ,中小学高级职称为23人,中小学一级职称为78人,占教师总数的70.6%。学校初步形成优秀教师群体,有常州市学科带头人4人,市骨干教师4人,市教学能手2人,市教坛新秀5人;武进区学科带头人8个,区骨干教师6人,另有校级学科带头人13人,校骨干教师8人,共计50人。如今,学校建筑面积25700平方米,电视演播室、信息中心、微机房、多媒体制作室、观摩教室、图书阅览室、科学实验室、音乐室、美术室、舞蹈房、乒乓馆等应有尽有,拥有4000平方米的篮、排球场,400米八道标准的塑胶环形跑道。
b)学校所有曾用名称
c)武进区洛阳中心小学档案室和档案数量
常州市武进区洛阳中心小学档案室成立于1986年,档案人员由兼职教师担任,从80年代开始学校重视档案工作,成立综合档案室,具备兼职档案员一名,配备了符合标准的档案装具和档案库房。学校档案室保存了从1973年起至今所形成的所有档案,分党群工作类、行政管理类、教育教学类、设备仪器类、基本建设类、校办企业类、会计档案、声像实物档案、教师业务档案共九类。保管期限有永久、长期、短期。
1973年到2004年共有文书档案1423卷,其中永久470卷,长期624卷,短期329卷;20052014年共有文书档案6020件,其中永久1026件,长期2583件,短期2411件;,另有设备仪器类21盒;基本建设类52盒;校办企业类8卷;会计档案1042卷,其中会计凭证811册,会计账簿171卷,会计报表54卷,其他6卷;照片档案44册,共3599张,电子档案2册,共29盘。实物档案共164件;教师业务档案142盒。
d)洛阳中心小学档案接收、移交数量
本校档案室建立了档案接收与征集工作制度,确保了档案的收集工作有序进行。档案交接时填写档案交接文据,当档案收进、移出时需填写档案收进、移出登记台帐,保证了材料的齐全与档案的完整。共计收进会计档案1042卷。
a)反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案
2011年文书档案长期第33盒第244件,真实客观地记录了我校2011年开展小学语文经典诵读观摩活动的情况。该文件名称为2011年横林协作片小学语文经典诵读观摩活动,责任者为洛阳中心小学,形成于20113月,该文件的检索要素可根据题名“2011年横林协作片小学语文经典诵读观摩活动”获得,也可根据时间和保管期限在2011年的长期卷里查找教育教学类文件获得。该文件展示了2011年我校在探讨“如何提高小学生诵读经典有效性的实践研究”课题中每位教师的总结反思,心得体会,发现教育工作中的不足,为接下来的课题研究指明了发展方向。这既能展示出我校教师在课题研究中取得的成果,又能为后人提供宝贵的经验心得,为学校的教育工作贡献力量。
洛阳中心小学编制的2009年文书档案永久第45盒,详细介绍了我校九十周年校庆的情况。包括邀请函、签到表、总体方案、校史展览馆规划、德育长廊设想、单位贺信题词、校友信息、活动安排、活动方案、领导讲话、文艺演出、捐赠证书及名单、课堂展示等,文件形成于200910月。责任者是洛阳中心小学。该文件的检索要素可根据题名“九十周年校庆”获得。洛阳中心小学举办了九十周年校庆庆祝活动,参加大会的有各级领导、特邀嘉宾以及来自祖国各地的历届校友、退休老领导、老教师以及洛小师生1900余人。庆典上时任洛阳中心小学校长周婉平致辞,区人民政府副区长张美代表区四套班子到会祝贺并讲话,区教育局朱建康局长、洛阳镇镇长丁晓红、校友代表、常州市电视广播大学校长刘维俭讲话祝贺。省人大常委会副主任李全林、教育部原副部长王椹、教育部原副部长周远清等领导为洛阳中心小学90周年校庆题词,团中央辅导员杂志社、江苏省教育厅、江苏省少工委、江苏省青少年科技中心发来贺信,发来贺信的还有武进区教育局、洛阳镇人民政府、江苏技术师范学院、常州市教育局、常州工学院、常州市广播电视大学等单位。
b)反映洛阳中心小学每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案
2003年照片档案第3031卷,文件名称为洛阳中心小学创建省级实验小学现场照片。记录了当年1119日至21日,创建省级实验小学验收组领导莅临我校指导的场景。文件形成于200311月,责任者为洛阳中心小学,属于照片档案。在科技档案特殊载体类型中,通过案卷题名的关键字“创建省级实验小学”可检索得到,也可查看照片档案案卷目录根据时间2003年可以检索得到。该档案利用219张照片形式真实记录当时验收场景。由时任校长吴文元、副校长周婉平等校领导与武进区教育局副局长毛建东、洛阳镇党委书记陶建良等镇领导陪同验收组成员介绍学校相关情况。验收组成员与学校老师亲切交谈,并以随机推门听课的方式进行听课,同时查阅相关资料,在学生自主发展活动和课外活动和学生跑操活动中,个别验收成员访谈了部分教师和学生,观摩了学校的科技教育成果展示活动。我校师生凝心聚力、众志成城的创建状态和积极进取的精神,给验收组留下了深刻的印象。在最后一天的汇总会上,创建省级实验小学验收组组长黄宪同志在会上讲话,对洛阳中心小学争创活动做了高度评价,武进区教育局对洛阳中心小学的争创活动十分重视,教育局领导毛建东在会上对我校的争创做了充分的肯定。
学校经过了这次争创活动,通过全体师生的共同努力,校领导的智慧指导,得到了验收小组的充分认可和具有建设性的意见,又得到了镇领导的有力支持,使得我校又上升了一个新台阶!
c)洛阳中心小学具有重要历史价值和地方特色的档案
我校重视校本课程,坚持“一切为了学生”的新课程理念。确立了校本课程开发工作领导小组组长朱伟,审核工作领导小组组长张永方,评价工作领导小组组长端敏明,学生选科指导小组组长戴鸿的工作机制。
例如,我校《儿童诗欣赏与创作》校本课程修订本,形成于201311月,责任者为洛阳中心小学,可在编研材料校本课程中查阅获得。该课程由时任校长邵小武主持,邓瑞芳、秦霞等负责设计、组织实施,由臧明艳、胡星燕等教师具体实施。我校2012年创办诗社,开始儿童诗特色教育。本课程是在总结多年童诗教育实践的经验基础上,进行总结提炼与系统设计形成的。它促进了学校文化氛围的营造,外在表现为学校的环境布置和文化活动显示出浓厚的童诗氛围,内在变化是师生的童诗鉴赏力和童诗创造性获得了极大的提高。实现了学生从数量扩大到质量提高的跨越;实现了童诗教育由低年级、中年级、高年级的个性化教学到一至六年级从植物、动物、游戏、生活、自然、愿望、故事、想象、天空、思考、情感等一系列的校本化课程形成的跨越;实现了童诗教育由兴趣班到普通班,由课内到课外的跨越。其中,中年级第二章“童诗里的故事”,讲述了故事教学在童诗中的重要性以及童诗与故事的关系。使得学生们开始用发展、全面的眼光了解童诗,并且在生活中时时刻刻感受到童诗的存在与魅力。学生从一篇篇创作的优秀的童诗作品中塑造积极向上的精神风貌,表达着对未来世界的憧憬和对美好事物的赞美之情。
又如,2012年永久第四盒第39件到42件,记录了当年“海峡两岸儿童诗教学研讨会”的重大事件,对于我校具有深刻历史意义。文件包括了关于举办“海峡两岸儿童诗教学研讨会”的通知、日程安排表、特色学校交流名单、签到表、领导发言、准备工作安排、交流材料、报道等。责任者为洛阳中心小学,文件形成于2012年。可通过题名关键字“海峡两岸儿童诗教学研讨会”与时间2012年检索得到。著名儿童文学评论家樊发稼、台湾地区儿童诗教育专家陈木城、“教材诗人”王宜振分别作“儿童诗的教学研究”专题讲座;各地有丰富儿童诗教学经验的学术带头人或骨干教师执教童诗课,特邀陈木城老师示范执教“陈木城教童诗”;邀请多所儿童诗教育特色学校作“儿童诗教育与书香校园建设”经验交流;各地童诗爱好者观看“花儿朵朵”文艺表演。洛小以童诗教育为特色的校本课程建设受到与会专家好评。这次高规格、高水准的研讨活动有力推动海峡两岸儿童诗教学的研究与实践,为两岸的儿童诗教学带来更大的动力,也有效推进学校的课程建设。
 
d)特殊载体的档案
我校2009年名为“机器人比赛”的光盘档案,深刻展现了我校对机器人教育的重视。责任者是洛阳中心小学,文件形成于2009年。该档案可通过在特殊载体的光盘类型中根据题名关键字“机器人比赛”检索得到。该档案为光盘档案,通过声相形式真实地展现了学校机器人团队在日本横滨比赛的活动场景和“生活连线”专题片、比赛证书,本活动形成光盘1张。我校作为江苏省科技教育特色学校,武进区中小学机器人竞赛工作站,历次参加国内外多项比赛,并屡获大奖。我校机器人教育开展得如火如荼,三年级各班开设了机器人课程,围绕机器人教育的主题,我校还开展了“新洛凯杯”中小学生机器人竞赛、江苏省青少年普及机器人大赛等系列活动。活动增强了学生在机器人教学中的实践体验,培养了青少年科技创新精神和动手实践能力。活动的成功举办提升了学校的办学实力,提高学生的综合能力和团队意识,更打响了新洛凯机器人工作室的声誉,推动学校科技教育特色发展,展示洛小科技教育新面貌。活动也推动学生的全面发展,使我校学生在这个充满挑战的时代,释放他们的生命激情,使他们的生命之树茁壮成长。
()、检索注意事项
a)可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称
档案室按不同门类、载体和保管期限,分别编制了室藏档案的目录,包含了设备档案案卷目录、基建档案案卷目录,实物档案案卷目录、教师业务档案案卷目录。文书档案编有全引目录,案卷目录,归档文件目录。自我校配备了STA学校档案管理系统以来,已经陆续将我校档案目录输入电脑,可利用计算机进行档号检索或其他专题检索,实现了计算机管理。
档案室将1973-1996年的档案编制了全引目录14册,1997-2004年编制了案卷目录3册,2005年至今编制了归档文件目录10册。并且编制了设备档案案卷目录1册、基建档案案卷目录1册、照片档案案卷目录1册、光盘档案案卷目录1册、录像档案案卷目录1册、实物档案案卷目录1册、教师业务档案案卷目录1册。
b)机读目录、手工检索工具条目的数量
我校现有1997年以前的文书档案共526卷,1997年到2004年的文书档案共有897卷,2005年至2014年文书档案共6020件,另有照片档案44卷,共计565条文件级目录,录像13卷,光盘档案29卷。实物档案共164卷;教师业务档案142卷。
另外,我校档案室已经将所有门类档案输入STA系统,故现有手工检索工具条目的数量与机读目录数量一致。打印后共计形成全引目录14册,1997-2004年编制了案卷目录3册,2005年至今编制了归档文件目录10册。并且编制了设备档案1册、基建档案1册、照片档案1册、光盘档案1册、实物档案1册、教师业务档案目录1册。
a)档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况
我校现有应归档文件材料基本完整,能够客观地反映我校在各个历史阶段档案管理工作和活动的真实面貌,透过案卷的内容,可以看到学校发展、变化的过程。文书档案、业务档案、载体档案等均按照要求进行收集归档。文件材料形成质量基本符合归档要求,档案字迹较为规范,各科室能够按照办公室的要求把好归档材料质量关。档案密集架满足档案存放需要,“八防”设施完善,配有空调、除湿机、防光窗帘、温湿度计、灭火器、防冲剂、防冲剂等。档案并无遗失状况。
b)档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况
我校档案室能够按照《武进区学校档案归档范围和保管期限要求》对档案进行科学分类,现有的各类档案、资料均已整理存放在档案室内,室内的档案实行有效的编目、编号,并按照不同门类、载体和不同保管期限分别排列存放,方法统一、科学有序。
2004年以前的文书档案装订成册,2005年起文书档案采用档案局专门指定的文书档案盒装订。设备档案采用盒装,基建档案装订成册,照片档案、光盘档案采用档案局指定档案盒装订,教师业务档案采用科技档案盒整理。保管情况完好。
c)档案的利用价值以及鉴定的情况
从利用档案的数量来看,教学类档案利用的卷册最多,再次是党群类的档案。
从利用人员构成情况来看,主要是在校师生,其次是已从我校毕业的学生。
我校档案门类齐全,利用价值高,利用率高,效果显著。党群档案,记录了学校工会党委,团委,组织等相关部门各时期的活动情况;行政档案,记录了学校关于人事管理、行政管理的材料,充分反映了我校在行政管理方面的规范化;教学档案,体现了我校教师独具一格的教学风范和卓有成效的教学管理。
档案内容真实,准确,可靠,具体依据性,凭证性的作用,是很有参考、利用、收藏价值的材料,为学校各部门的工作提供了确切的依据,为师生提供了便利,为促进我校各项工作的发展和完善发挥了重大作用。
据国家、省教育局,上级机关和档案部门的有关规定,我校成立了由领导、档案专员组成的档案鉴定小组,并根据档案鉴定销毁制度执行档案的鉴定与销毁。现已将保管期限到期的档案按照规定要求与手续进行销毁。
d)划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量
我校档案保管期限分为永久、长期、短期。永久期限档案共470卷,8078件。长期期限的档案共624卷,12987件。短期共329卷,5827件。
e)档案内容向社会开放的情况
我校档案向在职全体教职工开放,并且建立了良好的借阅制度,确保了档案的完整齐全。
f)本全宗指南完成时间和编制者的情况
本全宗指南完成于20159月。本全宗编制者在编制全宗过程中,得到了许多有经验的档案员的帮助,也获得了武进区档案局领导的关怀,才能将档案工作有序进行。在接触档案工作后,本人热爱档案员一职,并且虚心学习,积极探索,虽然还有许多不足之处,但相信通过自身努力,与上级领导和其他老师的帮助,今后能够更加完善此项工作。
g)其他有关问题的说明
在档案工作过程中,还存在一些问题。比如,存在部分归档材料不够齐全,尚有极少数材料的整理不符合要求,编研材料深度有待提高。另外档案员应加强培训,强化档案信息化人员素质;同时,档案员积极参加档案局组织的相关业务培训,促使档案员迅速掌握操作。
 

 

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