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档案查阅利用效果汇编
发布日期:2015年10月13日    点击次数:     作者:顾丽芳    来源: 本站原创

 

调阅班主任手册和学籍卡,办理上海户口
 
 
洛阳镇西谈家头陈家头的陈健,因其在上海工作的姐姐的要求,来校档案室办理有关档案材料:小学六年的学习成绩、在校表现等。
其姐现在上海工作,要办理上海户口,须出具一些证明材料。我把他要的相关材料一一找出来,并到文印室复印一份,再到校长行政办公室加盖学校公章,把复印材料交给他,他拿着复印件迟疑着不走。我以为他还有什么材料要查,他说要原件。我一听笑了,反复跟他讲清楚,这是档案的规定,原件不能给的。知道事情的原委后他拿着复印件走了。
 
 
2004年12月1日
 
 
 
 
 
 
 
 
查阅学籍卡,使他们圆了中学梦
 
 2004年暑假期间,来校要求调用学籍卡的学生较多。经询问,原来在入学通知书上明确规定,入学时须带上小学六年的在校表现、学习成绩等 。这些学生大多不在原来的学校上课,他们一拿到通知书,就急匆匆地赶到母校要求调档。档案员只要一接到电话,不管天气酷热,随时为他们服务。有的学生要求用原件,档案员耐心地跟他们讲明原则,一般是不允许的,往届生只能是复印件,原件留在学校。象这样调档的学生大概将近20名,档案员不嫌其烦地一一为他们办理了手续,使他们圆了上中学的梦。
 
 
2004年9月1日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
武进区级公开课教案,帮了我的大忙
 
这是个晴朗的午后,我正在档案办公室整理档案,我校一位年轻的数学教师急匆匆走了进来,焦急地对我说:“2004年上的区级公开课教案,我的软盘里不知怎么没有了,其他年份的都有,你这里会有吗?”
我说:“别急,让我来找找看。”
说完就去查了。原来这位教师今年评小中高教师职称,现在正是收集材料的关键时候。只几分钟时间,就找到了那年他上公开课的所有材料。我为他办理了复印手续。他真诚地对我说:“其实,我只是抱着试试看的心情来档案室的,没想到还真有。真是太谢谢了。”望着他满意而去的背影,我的心情也因他的满足而开朗起来。
 
 
2005年5月17日
 
 
 
 
 
 
档案,使她顺利地评上市学科骨干教师
 
刚放下手中整理好的案卷,伸一下懒腰,我校年轻的数学老师朱丹萍轻快地走进了档案办公室。
朱丹萍笑盈盈地要我帮忙查一下她近五年的班主任手册、获奖情况、公开课记录、师徒结对情况。
我在心中默默地记下了她要查的材料,打开库房门,一头钻进了案卷中。几分钟后,我拿出了一大叠案卷,一一摆放在她的面前。她仔细地翻看着,嘴角隐隐挂着一丝不易察觉的笑意。对于要的案卷,剔在一边另外再去复印。
她边看案卷边跟我聊天,由于平时不太注意材料的收集整理,这次评市学科骨干教师要用的材料只能到档案室来查了。
很快地她把复印的材料都搞好,只要到校长办公室敲印就行了。走时她连连说:“真好,学校档案搞得好,我们也省劲。”望着她离去的背影,我也不由得笑了。
 
 
2014年2月22日
 
 
 
 
 
    财务工作在学校的教育教学中起到了重要作用,为学校的工作提供保障。如:人员调动,退休,教师工作的变动,学校办公用品的购置。由于学校原来的财务退休,新同志的接替,对几笔帐目的来龙去脉一时上还来不及完全弄清楚,这时,档案发挥了它独特的作用,及时为新同志提供了原始凭证查阅,为她接受新工作开好头,起好步打好基础。还如:在日常的财务工作中,有些帐务在几年里只有发生一次,时隔几年后又发生了类似帐务,而原来处理该帐务的同志已调离或退休,此时档案又发挥它无可替代的作用,用准确无误的原始凭证来说明问题,使财务工作得以顺利地进行。在实践中,我们深深地感到,档案与我们的日常工作密不可分,尤其是财务工作。
 
 
                                           2005年12月
 
 
 
 
 
 
 
校史室的筹建离不开档案的资料
 
我校一直没有校史室, 2003年新校舍搬迁,吴校长把筹建校史室工作摆上了学校建设的议事日程上。
但校史室的资料筹备离不开档案史料,校史资料的整理工作是一个极为复杂、繁琐的工作,从前任魏达明到现任许筱华两位同志一直在校档案室里,查阅学校档案,摘录了大量史料,整理了大量的图片和文字资料,找到了很多校友的信息,为校史的编写搜集了详实的依据。
大量的文字史料和老照片为校史馆提供了很好的素材。正是因为有了这些档案的完整保存,为今天的资料查找提供了便利。
 
 
2005年11月
 
 
 
 
 
 
 
 
报表、帐簿,
成功地完成了“债务清理”填表工作
 
今天是2006年的4月4日,我正在整理2005年的文书档案,我校财会室主任许丽梅来到了办公室,微笑着说:“筱华,帮我开一下门,我去查点报表、帐簿,填‘清理债务’表要用的。”
“好的,马上来。”我顺手拿起一张方凳,捎带着库房钥匙,往库房走去。许会计比较娇小,放在柜子上层的档案她够不到,我便带了张凳子,让她站在凳子上,好方便她查档。她连忙说谢谢。她查了2000年的报表、总帐,因为具体到数字,填的内容复杂,她必须把这些材料带到财会室才能填表,我让她办理了档案借阅手续。过了十多天后,她把材料还来,说真亏了有这些东西,使我校圆满地做好了这次清理债务工作。
 
2006年4月17日
 
 
 
 
 
 
 
刊物发表在档案室里找到
 
我校老师们在各类教育与管理等刊物上发表的文章,由于生活条件的改善,办公条件的不断完善,几经搬迁,不慎将一些刊有自己文章的刊物也一并卖掉了或遗失了。但是在他们申报职称时,就寄希望于学校档案室保存的出版档案。经查阅,他们往往可以马上得到原文的复印件及审稿单上专家的评语,以及论文发表的确切时间。不起眼的出版档案在关键时刻为老师们的职称评定提供了有力依据。
例如在邓瑞芳老师在评选学科带头人前夕,无法找全自己的刊物发表的资料,在档案的文件中找到了当时的复印件,为顺利参评提供了强有力的一依据。
 
 
2006年6月
 
 
 
 
 
 
 
 
档案,职评中功不可没
 
从2007年4月24日起,学校教师一年一度的职评工作开始了,老师们查阅了大量的档案材料,用的较多的诸如班主任手册(一个人有的要6、7本)、公开课安排、教案和记录表(近5、6年的)、荣誉(有的长达7、8年,有学校的,也有自己个人的)、教研组手册、师徒结对等,有的教师查了这个,觉得那个又有用,来来回回地查,调阅了相当多的档案,把材料工作做扎实了,一直忙到5月20日的上午,终于全部搞定,这天是学校申报职评的教师材料送交区教育局的上报日,我才松了口气。
 
 
2007年5月20日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
中层竞聘方案,
使我校顺利地完成了中层竞聘
 
我的手机里传来的是办公室主任马亚芬焦急的声音:“筱华,查一下中层竞聘方案,我要急用的,查到后请送过来。”
我连忙答应,奔向库房,查阅2005年的案卷目录,我清楚地记得上一届中层竞聘是吴文元校长召开的。我手捧案卷,径直来到马主任的办公室,她正坐在电脑桌前等呢。看见我后,说:“我放在电脑里的,现在怎么也查不到了,就叫你查的,还好,你那里有,我要用几天的,用好后再还给你,你真是帮了我的大忙了。”
“晓得了。”我轻轻地退出了他的办公室。
原来学校又要召开教代会,开始中层竞聘,作为行政办公室主任,要负责中层竞聘的一系列文案,我全面地为她提供了上一届中层竞聘的材料,使她较为顺利地完成了中层竞聘的前期文案准备工作。
 
                                      
2007年6月3日
 
 
 
 
 
电路图,排除了隐患,确保教学秩序的正常
 
我站在办公室的门口,刚好看见我校总务沈浩良背着电工包从四楼的楼梯拐向这边来。他一身工作服,满脸是汗。他说真急死人,学校南边的消防泵坏了,要电路图看看,如何检修。要快点修好的,几千个人等着用水的。
我知道了,那个材料在设备档案里,一翻就找到了。他要拿去,对照着维修,我同意了。过了40分钟后,他来还了。他笑盈盈地说幸亏有这个电路图,不然真不知怎么修理。我接过他递过来的盒子,检查了一遍,没什么大碍,便放到库房里了。由于我正确地提供了相关材料,使小沈及时地排除了故障,确保了学校师生正常的生活、工作秩序。
 
                  
2008年3月6日
 
 
 
 
 
 
 
照片档案的宣传作用
 
近几年来,我校办学水平不断提高,得到了家长和社会的广泛认可。也引起了新闻媒体的关注。
《武进日报》、《常州晚报》等报刊杂志多次对我校进行文字和图片的报道。档案人员提供了相应的材料和照片。
有一次,《武进日报》为配合宣传我校在培养学生创造力方面的报道,需要照片。当时我们提供的照片,《武进日报》编辑不太满意,决定自己来拍摄。我们组织好学生,安排好课时,做了准备工作。
但当某日《常州晚报》登载的并不是记者拍得照片,而恰是我们提供的照片。可能是更形象、更真实吧。
照片档案为学校提高声誉,扩大学校的知名度起了一个正广告的作用。
 
 
2008年11月
 
 
 
 
 
 
电气插座图,保证武进区级公开课如期召开
 
我正要从四楼下去,我校的总务沈浩良背着电工包刚好上来,气喘吁吁地要我帮他查一下二区四楼的电器插座图。
我便返回办公室,拿了钥匙,开了库房门,为他查档去了 。
对于基建图纸的安放,我一目了然,很快就找到了沈总要的二区四楼图纸的电器插座图,小沈拿着图纸直奔现场去了。因为学校教师在5月份要上区级公开课,应用多媒体教学手段,小沈先检查了一遍教学楼所有的插座,发现有的插座线路不通,为了确保教学秩序的正常,小沈赶紧到档案室来查图纸,以便能及时地排除故障,为师生的教学提供优质服务。两个多小时后,小沈来还图纸了,线路故障排除了,他的脸上溢满了笑容。电气插座图,保证武进区级公开课如期召开。
 
 
 2009年4月8
 
 
 
 
 
 
档案,职评的好帮手
 
按照惯例,每年的4月、5月是学校教师评职称做材料的关键时期。教师都知道,评职称做材料,其中有相当多的东西需要由档案室提供。今年有的教师从3月22日便来档案室查档了,评小中高的教师有多名,查阅的内容较集中,有班主任手册(有的教师从教以来就担任班主任,多的要8、9本)、区级和校级公开课(有的教师每年上区级公开课,有教案、公开课评议、记录)、教研组工作手册、军训材料、荣誉等,档案室一一为他们提供了相应的材料,他们复印后再归还给档案室。前后忙了近两个月,档案,为教师评职称提供了坚强的后盾。
 
 
 2009年5月12
 
 
 
 
 
 
 
 
新辅导员的好参谋
 
我是今年新分配到学校的大学生,学校让我担任学区辅导员一职,对我这个新手来说只有年纪和干劲的优势,毫无经验可言。根本不知道从哪里入手,担心自己能否象原来的辅导员那样有十几年的工作经验,办事能做到胸有成竹,有条不紊?
在领导的扶持下,在前任的指点下,我很快适应了这项工作,当然多少也得益于档案的辅助。
在写工作计划、总结时,参阅了少先队工作的三年规划,了解前任领导工作的思路,并且落实到具体工作中去。
 
 
 2010年 11月
 
 
 
 
 
 
 
 
 
基建设备档案保管得力有好处
 
我校2004年新楼建成,在使用了多年后,学校有些地方需要改建,例如4楼的多功能教室,当时设计没有阶梯,没有空调、电子大屏等现代化设备,于是学校在教育局支持下进行了改建,改建需要查看原先的电路图,后勤就到档案室查找资料,为设计师提供了设计依据。学校校舍维修时,主管维修的人员到档案室查阅了相关图纸,为维修工程核算提供了有效依据。
 
 
                                       2010年9月25
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
从档案室借阅试卷为教学
 
作为教导处每年的教学工作其中有一项:出试卷是比较为难的事情。每学期期中,期末考试,命题的教师需要在档案查阅历年来相关的考试空白试卷作为参考。档案管理为教学提供便利。有时兄弟学校也会借阅试卷作为参考,经过领导审批后,我们会从档案室借调出来,给兄弟学校提供帮助。
 
 
2011年12月
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
为同学聚会提供帮助
 
10月15日,吴晓峰老师来到档案室,要求借阅六(4)班班主任手册。吴晓峰说,他是91届的学生,想要从班主任手册上看一下他们班有哪些同学,准备组织一次同学聚会,因为时隔比较久,有好些同学都不记得了,而班主任手册上又正好有学生名单。
我为吴老师找来了班主任手册,马老师表示感谢,说,没想到档案室连这么久的东西都有,这样就不会错漏一些同学了。
 
 
2011年10月
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
职称评审遇到的难题档案管理来解决
 
我是学校负责人事工作的,每年教师评聘职称时都会遇到一样头疼的事情,总是有老师找不到自己的相关证明材料,职称评审需要的材料多,老师们很是头疼,这时我都会提醒他们可以到档案室找到自己的业务档案盒,教师都能在档案室查阅评聘职称的相关证件和所需要的材料,每个人都能在自己的业务档案盒里找到相应的资料,为职称评聘提供了便利。而且在档案盒中能找到其他重要资料。大家都说学校保管资料比自己都齐全。
 
 
2012年9月
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
财务工作离不开档案
 
    财务工作在学校的教育教学中起到了重要作用,为学校的工作提供保障。如:人员调动,退休,教师工作的变动,学校办公用品的购置。在日常的财务工作中,有些帐务在几年里只有发生一次,时隔几年后又发生了类似帐务,而原来处理该帐务的同志已调离或退休,此时档案又发挥它无可替代的作用,用准确无误的原始凭证来说明问题,使财务工作得以顺利地进行。在实践中,我们深深地感到,档案与我们的日常工作密不可分,尤其是财务工作。
 
2012年4月
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
刊物发表在档案室里找到
 
我校老师们在各类教育与管理等刊物上发表的文章,由于生活条件的改善,办公条件的不断完善,几经搬迁,不慎将一些刊有自己文章的刊物也一并卖掉了或遗失了。但是在他们申报职称时,就寄希望于学校档案室保存的出版档案。经查阅,他们往往可以马上得到原文的复印件及审稿单上专家的评语,以及论文发表的确切时间。不起眼的出版档案在关键时刻为老师们的职称评定提供了有力依据。
 
2013年6月
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
档案管理为毕业学生服务
 
每年毕业考试过后,学校总会遇到这样的情况:往届毕业的学生在小学毕业后需要办理学籍证明,经常有到学校来要求开证明的。有的找到当时任教的老师,但是时间太久,老师不是每个学生都记得,只有到学校查找档案,档案室根据教导处每年提供的学生名册查档能很快查到该生的在校信息,作为依据学校能开具证明,一般情况下通过查档可立刻开出证明。为学生顺利办理升学手续扫除了障碍。
 
 
2013年9月
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
档案管理为信息技术保驾护航
 
随着办公条件的不断改善,信息技术、电子产品都在教育教学中发挥了明显的优势。学校的所有设备器材使用频率高,故障也不断,尤其是计算机故障率最高。每当仪器设备需要修理或改装的时候,进入人们头脑中的第一个信息,就是到档案室寻找资料,依靠有关的仪器设备档案,一般情况下,用户能将仪器设备中存在的问题很快修理好,使仪器设备充满活力,在教学活动中不断立新功。通过对仪器设备档案的利用,反过来也教育了老师们要进一步重视保管好各种仪器设备的维修资料,认真做好向档案室的移交工作。
 
 
2014年12月
 
 
 
 
 
 
 
 
 
帮助刘婷婷老师找到教师资格证
 
洛阳中心小学刘婷婷老师匆匆来到学校让我帮忙找一下他的教师资格证的复印件,刘老师说:教育局要统计老师的教师资格,可是,她回家找了好久却怎么也找不到自己的教师资格证了。我说:我去帮你在教师业务档案里找一下。很快我把他的教师资格证的复印件给了她,她很高兴,去复印了一份交还给我,说:幸好你这有,如果真得哪都找不到了就不知道怎么办了。快帮我收好,下次要是没有了,还得来找你。
教师业务档案是教师的基本信息资料,学校现有167名教师的业务档案都妥善保管在学校档案室里,为老师们提供了便捷。
 
2014年3月

 

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